Nowe zasady podpisywania sprawozdań finansowych

W wyniku nowelizacji ustawy o rachunkowości ustawodawca wprowadził nowe zasady dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych. Od 2022 roku wystarczy, że będą one podpisywane elektronicznie tylko przez jedną osobę wchodzącą w skład wieloosobowego zarządu spółki. Oznacza to zatem, iż zmiany odnoszą się już do sprawozdań finansowych za 2021 rok. Jednak, aby móc skorzystać z tego rozwiązania, należy dopełnić kilku formalności. Jak wyglądała ta procedura do tej pory oraz w jaki sposób dokładnie ukształtowano kwestię podpisywania sprawozdań finansowych?

Odpowiadamy poniżej.

Zapraszamy do lektury.

Jak podpisywanie sprawozdań finansowych wyglądało do tej pory?

Przed 2022 rokiem przepisy ustawy o rachunkowości określały, że sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Skutkowało to tym, że wielu przedsiębiorców traktowało ten obowiązek jako ten z kategorii „uciążliwych”.

Nowe zasady podpisywania sprawozdań finansowych

Od 1 stycznia 2022 roku sprawozdanie finansowe można opatrzyć podpisem elektronicznym jednej osoby wchodzącej w skład zarządu spółki. Przy tym rozwiązaniu należy jednak pamiętać o jednej zasadzie, która umożliwia skorzystanie z nowego, alternatywnego rozwiązania. Gdy sprawozdanie finansowe opatrzone jest podpisem jednej osoby do tego upoważnionej, pozostali członkowie zarządu są zobowiązani do złożenia stosownych oświadczeń. Powinni oni w nich potwierdzić, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Takie oświadczenia należy później dołączyć do sprawozdania finansowego.

W konsekwencji od 2022 roku sprawozdanie finansowe można opatrzyć podpisem:

• osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz
• kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu albo jednej osoby wchodzącej w skład tego organu, w sposób opisany powyżej, a odmowa podpisu będzie wymagała pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Co w przypadku, gdy członek zarządu odmówi złożenia oświadczenia?

Ustawodawca przewidział taką okoliczność i zastosował względem niej analogiczne rozwiązanie do obecnie obowiązującego w przypadku odmowy podpisania sprawozdania finansowego. Mówiąc prościej – osoba, która odmówi złożenia oświadczenia o poprawności sprawozdania finansowego, będzie miała obowiązek złożyć pisemne uzasadnienie swojej decyzji. Skuteczna odmowa złożenia oświadczenia będzie traktowana tak, jakby członek zarządu odmówił podpisania sprawozdania finansowego.

Przeczytaj także: Ustawa o ochronie sygnalistów – nowość w prawie.