Umowa między spółką kapitałową a członkiem zarządu

Blog

Umowa między spółką kapitałową a członkiem zarządu jest praktyką dość często stosowaną ze względu na korzyści z niej płynące, eliminując równocześnie konieczność poszukiwania kontrahenta. Wynajem lokalu, użyczenie auta, czy umowa o pracę zapewniają odpowiednie funkcjonowanie spółki. Jednak działania takie bywają niebezpieczne dla obrotu prawno-gospodarczego.

Aby zminimalizować ryzyko, ustawodawca na mocy Kodeksu Spółek Handlowych (dalej: KSH) zastosował szereg regulacji dotyczących zawierania umów między spółką a członkiem zarządu. Między innymi wyłączono ogólne zasady reprezentacji spółki, w miejsce których mają zastosowanie szczególne uregulowania. W dzisiejszym artykule omówimy zagadnienie, jakim jest umowa między spółką kapitałową a członkiem zarządu oraz przedstawimy jak w prawidłowy sposób przygotować się do jej zawarcia.

Spółka z o.o. oraz spółka akcyjna

Na wstępie warto zaznaczyć, że temat artykułu ograniczyliśmy do spółek kapitałowych. Zaliczamy do nich spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółkę akcyjną. Posiadają one pełną osobowość prawną oraz działają przez swoje organy, a mianowicie zarząd. Ten z kolei, składa się z członków zarządu, którzy upoważnieni są do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentacji. Sposób reprezentacji określa się w umowie/statucie spółki, a gdy nie posiada takich uregulowań – zgodnie z przepisami KSH. Ogólne zasady przewidują reprezentację w postaci złożenia oświadczeń woli przez dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu wraz z prokurentem.

W przypadku zawierania jakiejkolwiek umowy między spółką kapitałową a członkiem zarządu może dojść do sytuacji, w której po obydwóch stronach umowy występuje ta sama osoba. Choć pod względem formalnym podpis będzie składany przez osobę fizyczną (członka zarządu) oraz osobę prawną (spółkę) to w praktyce będzie się to sprowadzać do tego, że podpis dwukrotnie będzie składała ta sama osoba.

Może doprowadzić to do sytuacji, w której zawierane są fikcyjne umowy, aby w zamian otrzymać jakąś korzyść. Aby zminimalizować to ryzyko, ustawodawca wprowadził do przepisów KSH szczególne uregulowania tej kwestii, m.in. odchodząc od ogólnych zasad reprezentacji.

Umowa między spółką z o.o. a członkiem zarządu

O sposobie zawierania umowy między spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem zarządu stanowi art. 210 § 1 KSH:

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, przytoczony przepis wprowadza szczególne uregulowanie dotyczące reprezentacji w przypadku zawarcia umowy z członkiem zarządu. Wynika z niego wprost, że aby skutecznie umowę zawrzeć, spółka musi być reprezentowana przez radę nadzorczą lub pełnomocnika. Najczęstszą praktyką spółek jest powołanie pełnomocnika do zawarcia umowy. Należy pamiętać, że pełnomocnictwo zostaje udzielone na mocy uchwały zgromadzenia wspólników oraz powinno wskazywać jaka umowa ma zostać zawarta.

Jednak to nie jedyne odejście od ogólnych zasad reprezentacji. Ze względu na to, że istota sp. z o.o. dopuszcza możliwość zawarcia spółki jednoosobowej. W takiej sytuacji zastosowanie ma § 2 ww. przepisu:

W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1 [mowa tu o sytuacji, gdy wszystkie udziały należą do jednego wspólnika – przyp.], jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego (…)

Zawarcie umowy między spółką jednoosobową a członkiem zarządu jest zatem prawnie dopuszczalne, jednak pod nadzorem notariusza.

Umowa między spółką akcyjną a członkiem zarządu

Zastosowane rozwiązanie przy sp. z o.o. dotyczy zarówno spółki akcyjnej. Art. 379 KSH stanowi:

W umowie między spółką a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia.

Jedyną różnicą w zawarciu umowy jest organ upoważniony do podjęcia uchwały. W przypadku spółki akcyjnej jest nim walne zgromadzenie, które odpowiada funkcji organu zgromadzenia wspólników w sp. z o.o.

Jeśli stroną umowy będzie jednoosobowa spółka akcyjna, wówczas umowa również powinna zostać zawarta w formie aktu notarialnego.

Wyjątek!

Ustawodawca nakładając na spółki jednoosobowe konieczność zawarcia umowy w formie aktu notarialnego dopuścił pewien wyjątek. A mianowicie, forma ta nie jest konieczna jeśli umowa zawierana jest elektronicznie w systemie s24. Z pewnością jest to wyjście naprzeciw przedsiębiorcom oraz tworzy możliwość do nie ponoszenia kosztów notarialnych związanych z zawarciem umowy.

Umowa między spółką kapitałową a członkiem zarządu – podsumowanie

Decydując się na zawarcie umowy w ramach prowadzonej spółki z członkiem zarządu powinniśmy pamiętać o mechanizmach je regulujących. Mimo, że nie są one zbyt skomplikowane, wymagają od organów spółki innego działania. Orzecznictwo sądowe jednoznacznie wskazuje, że nieprawidłowe umocowanie do zawarcia umowy z członkiem zarządu skutkuje jej nieważnością.