W dzisiejszym wpisie chcemy Państwu przedstawić najważniejsze informacje dotyczące klauzuli (pieczęci) apostille. W artykule odpowiemy m.in. na następujące pytania:
- co to jest klauzula apostille?
- kiedy klauzula apostille jest wymagana?
- jak ją uzyskać (kto ją wydaje)?
Czym jest klauzula apostille?
Apostylla (spolszczona nazwa) to czynność urzędowa, która prowadzi do stwierdzenia autentyczności konkretnego dokumentu. Umożliwia ona posługiwanie się polskim dokumentem urzędowym w innych krajach. Polski dokument urzędowy z nadaną klauzulą apostille jest traktowany w innych krajach jako oficjalny, autentyczny dokument mający moc prawną. Procedura nadania klauzuli apostille to tak naprawdę stwierdzenie autentyczności konkretnego dokumentu.
Regulacje dotyczące apostylli znajdują się w konwencji haskiej z 5 października 1961 roku. Jest to międzynarodowe porozumienie 117 krajów. Tylko w tych krajach klauzula apostille będzie uznawana. Jeżeli kraj, w którym chcemy przedstawić dokument nie jest stroną konwencji haskiej, należy dokonać legalizacji dokumentów (zamiast nadawania klauzuli apostille). Lista państw, które podpisały konwencję haską znajduje się tutaj.
Kiedy klauzula apostille jest wymagana?
Opatrzenie dokumentu klauzulą apostille jest konieczne, jeżeli chcemy go przedłożyć w innym kraju, będącym stroną konwencji haskiej. Konwencja precyzuje, że apostylla odnosi się do dokumentów urzędowych. Jakie w praktyce są to dokumenty? Są to np.:
akty stanu cywilnego, dokumenty sądowe (wyroki, postanowienia), administracyjne, akty notarialne, dyplomy, wypisy z rejestrów, czy zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych.
Uwaga! Od 16 lutego br. nastąpiły zmiany w odniesieniu do poświadczenia autentyczności niektórych dokumentów wydawanych w państwie UE, które mają być przedstawione w innym państwie UE.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. zniosło wymóg opatrywania apostyllą następujących dokumentów odnoszących się m.in. do: urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, imienia i nazwiska, małżeństwa, rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym.
Jak uzyskać apostille?
Kto nadaje apostille?
Głównym podmiotem nadającym apostyllę polskim dokumentom jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych. W przypadku dokumentów wydanych przez placówki oświatowe (np. dyplomów ukończenia studiów, czy świadectw ukończenia szkoły średniej), apostille jest nadawana przez inne organy, np. Ministerstwo Edukacji Narodowej, czy Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Szczegóły dotyczące nadawania apostille konkretnemu dokumentowi znaleźć można na stronie MSZ.
Jeżeli zajdzie konieczność uzyskania apostille na dokumencie wydanym w innym kraju niż Polska, na tej stronie można znaleźć listę placówek w innych krajach, które zajmują się nadawaniem apostylli.
Jak złożyć wniosek o apostylle?
Wniosek można wysłać listownie na adres MSZ, albo załatwić sprawę osobiście w MSZ. Apostille wydawana jest na wniosek posiadacza dokumentu. Wzór wniosku znajduje się tutaj.
Ile kosztuje nadanie apostylli?
Koszt uzyskania klauzuli apostille na 1 dokumencie to 60 zł. Opłaty można dokonać przelewem, albo gotówką w siedzibie Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
Apostille a poświadczenie zgodności
Dokumenty sądowe mogą być zaopatrzone w klauzulę apostille dopiero po uzyskaniu poświadczenia z sądu okręgowego. Najpierw trzeba zatem uzyskać poświadczenie zgodności dokumentu z oryginałem, a następnie ten dokument przesłać należy do MSZ z wnioskiem o apostyllę.
Dodatkowo należy pamiętać, że apostille może być nadana tylko oryginałom dokumentów. Nie mogą być to zatem kserokopie.