Szukając informacji o prawach i obowiązkach pracownika oraz pracodawcy często nie wystarczy zajrzeć do kodeksu pracy. W wielu przedsiębiorstwach obowiązuje bowiem regulamin pracy. Dokument ten bez wątpienia usprawnia funkcjonowanie zakładu pracy. Nie każdy pracodawca ma jednak odgórny obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy. Z kolei przedsiębiorcy, którzy są do tego zobligowani, nie zawsze wiedzą, co powinno znaleźć się w takim dokumencie. Warto przemyśleć jego treść, aby nie tylko była zrozumiała dla pracowników, ale również maksymalnie zabezpieczała interesy pracodawcy, a jednocześnie zwiększała poziom bezpieczeństwa w zakładzie pracy. W dzisiejszym artykule wyjaśnimy:
- Czym jest regulamin pracy?
- Kiedy powstaje obowiązek jego utworzenia?
- Jakie postanowienia powinny znaleźć się w regulaminie pracy?
- Kto ustala jego treść?
- W jaki sposób można zmienić regulamin pracy?
Czym jest regulamin pracy?
Regulamin pracy to wewnątrzzakładowy dokument określający organizację oraz porządek procesu pracy u danego przedsiębiorcy. Dodatkowo reguluje on kwestie związane z uprawnieniami i obowiązkami pracowników i pracodawcy. Jego celem jest poprawa działania firmy, a także ochrona stosunku pracy.
Bardzo często wraz z regulaminem pracy tworzony jest dodatkowo (lub jako część regulaminu pracy) tzw. regulamin wynagradzania. Ten dokument odnosi się do warunków wynagradzania za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.
Należy wiedzieć, że regulamin pracy jest swoistym uzupełnieniem i rozwinięciem przepisów ustawowych. Jego postanowienia nie mogą być mniej korzystne, niż te określone w ustawie. Dotyczy to zarówno uprawnień pracowniczych (w regulaminie mogą być rozszerzone, ale nie zawężone), jak również obowiązków (regulamin pracy może zmniejszyć zakres obowiązków, ale nie może go zwiększyć).
Zdarza się, że pracodawcy przez nieuwagę lub intencjonalnie wprowadzają do regulaminu pracy postanowienia, które są niezgodne z przepisami prawa pracy. W takich sytuacjach postanowienia regulaminu pracy są nieważne z mocy prawa, a w ich miejsce stosuje się odpowiednie przepisy ustawowe.
Obowiązek utworzenia regulaminu pracy
Kodeks pracy różnicuje obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy w zależności od tego, ilu pracowników jest zatrudnionych u danego pracodawcy. Liczbę osób zatrudnionych oblicza się sumując wszystkie osoby, z którymi pracodawca nawiązał stosunek pracy (czyli pracownicy, którzy pracują na podstawie umowy o pracę). Pod uwagę bierze się również osoby, które w danej chwili są na zwolnieniu, czy delegacji itp. W ustawie wyróżnia się 3 grupy przedsiębiorców ze względu na liczbę osób zatrudnionych:
- Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie mają obowiązku utworzenia regulaminu pracy. Mogą to zrobić (i wtedy regulamin obowiązuje i jest skuteczny wobec pracodawcy i pracowników) lub działać tylko i wyłącznie na przepisach ustawowych.
- Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 50 muszą przygotować regulamin pracy, ale tylko, jeżeli wystąpi o to zakłada organizacja związkowa i jednocześnie w zakładzie pracy nie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (który treścią odpowiada regulaminowi pracy).
- Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek wprowadzić regulamin pracy, chyba, że obowiązuje u nich układ zbiorowy pracy.
Podsumowując, regulamin pracy powinien utworzyć pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników (o ile wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa) oraz pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, chyba, że u pracodawców obowiązują już postanowienia układu zbiorowego pracy.
Treść regulaminu pracy
U większości pracodawców, regulamin pracy może zawierać podobne postanowienia. Nigdy nie są one jednak takie same, bowiem mogą znaleźć się w nim regulacje odnoszące się do konkretnych stanowisk czy przedmiotu działalności firmy. Treść regulaminu pracy jest zatem zawsze ustalana indywidualnie.
Kodeks Pracy dostarcza jednak kilku wskazówek w zakresie tego, co powinien zawierać regulamin pracy.
Artykuł 104 §1 kodeksu pracy stanowi, iż:
Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Następny artykuł brzmi natomiast następująco:
Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, odzież, obuwie robocze i środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
- systemy i rozkłady czasu pracy i przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- porę nocną,
- wynagrodzenia (termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłat),
- wykazy prac zabronionych dla pracowników młodocianych i kobiet,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracowników młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące BHP oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Dodatkowo regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 kodeksu pracy z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Chodzi to o upomnienie, naganę oraz karę pieniężną.
Powyższe wyliczenie nie jest enumeratywne, zatem w regulaminie pracy mogą pojawić się również inne postanowienia, dotyczące, np.:
- postępowania w razie stwierdzenia nietrzeźwości,
- postępowania w sprawie udzielania urlopów i zwolnień od pracy,
- dostarczania pracownikom sprzętu, odzieży czy obuwia roboczego.
Tryb ustanowienia regulaminu pracy
Co do zasady treść regulaminu pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, planujący wprowadzić regulamin pracy, zazwyczaj przedstawia jego projekt i ustala termin negocjacji, na których wraz z zakładową organizacją związkową dokonuje uzgodnień w zakresie ostatecznej treści regulaminu. Jeżeli w określonym terminie nie uda się uzgodnić treści regulaminu pracy (organizacja związkowa powinna przedstawić swoje stanowisko w terminie 30 dni) lub gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca ustala regulamin pracy samodzielnie.
Aby regulamin pracy zaczął obowiązywać, pracodawca musi podać go do wiadomości pracowników w sposób u niego przyjęty. Zazwyczaj następuje to poprzez:
- wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
- umieszczenie regulaminu w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników,
- rozesłanie regulaminu drogą elektroniczną lub wręczenie go w formie fizycznej każdemu pracownikowi.
Regulamin zaczyna obowiązywać po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracownikom.
Jeżeli chodzi o nowozatrudnionych pracowników, pracodawca ma obowiązek zapoznać ich z treścią regulaminu przed dopuszczeniem do pracy. Zazwyczaj następuje to poprzez pisemne potwierdzenie zapoznania się z jego treścią.
Jak zmienić regulamin pracy?
Tryb zmiany regulaminu pracy jest identyczny, jak jego wprowadzenia. Pracodawca może zdecydować się na jego zmianę w każdym momencie. Trzeba jednak pamiętać, że zawsze musi upłynąć 2 tygodnie od ogłoszenia regulaminu, aby mógł obowiązywać.
Po upływie tego czasu, warunki pracy ulegają zmianie – zarówno na korzyść, jak i niekorzyść pracowników. Jeżeli okaże się, że umowa o pracę zawiera postanowienia korzystniejsze, niż regulamin, warunki umowne pozostają w mocy, chyba, że pracodawca zmieni je w trybie wypowiedzenia zmieniającego.